Privacyverklaring SallandTrail
Doel
De verwerking van de persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats voor de organisatie van de SallandTrail en de clinics ter voorbereiding aan de SallandTrail.
De gegevens worden verkregen via:
- Atleta voor inschrijving en ticketing (https://atleta.cc/privacy).
- ToGetSet voor het bedrukken van startnummers (https://www.togetset.com/privacy-disclaimer).
- Racetimer Europe voor tijdsmeting en invoer naar Uitslagen.nl https://www.racetimereurope.nl/privacyverklaring).
- Uitslagen.nl voor verwerking en publicatie van uitslagen (https://uitslagen.nl/privacy.html).
- Vrijwilligersgegevens worden beheerd via een Excelbestand door de organisatie.
Welke persoonsgegevens verwerken we
Het Sallandtrail Commissie verwerkt de volgende persoonsgegevens:
| Doel | Beheer door | Betrokkenen | Persoonsgegevens | Bewaartermijn | Betrokken systeem | |
| 1 | Inschrijving en uitslagenverwerking | Organisatie | Deelnemers | NAW-gegevens Geboortedatum Man/Vrouw Mailadres IBAN-nummer Telefoonnr Nood telefoonnr | Tot 3 maanden na afloop evenement | Atleta |
| 2 | Bedrukken startnummers | Organisatie en ToGetSet | Deelnemers | Voornaam | Tot datum evenement | |
| 3 | Uitslagenpublicatie | Organisatie en Uitslagen.nl | Deelnemers | Naam Woonplaats | Geen schoning | Uitslagen.nl |
| 4 | Inzet vrijwilligers | Organisatie | Vrijwiligers | Naam Mailadres Telefoonnummer | Op verzoek | Excelbestanden |
Ad 1. Inschrijving en uitslagenverwerking
De persoonsgegevens worden verwerkt door Atleta. Een kopie van de gegevens worden vanaf ca 1 maand voor het evenement gedownload naar de laptops van organisatie. Deze gegevens worden gebruikt voor de uitslagenverwerking en het maken van deelnemerslijsten. Deze gegevens worden 3 maanden na afloop van het evenement verwijderd van deze laptops.
Ad 2. Bedrukken startnummers
De voornaam word gedeeld met ToGetSet voor het bedrukken van de startnummers. Deze gegevens worden na het evenement vernietigd.
Ad 3. Uitslagenpublicatie
Op de website Uitslagen.nl worden naam en woonplaats gepubliceerd. Deze gegevens blijven onbeperkt beschikbaar.
Ad 4. Inzet vrijwilligers
Gegevens van vrijwilligers (naam, mailadres en telefoonnummer) worden bewaard in een Excel bestand. Dit bestand wordt gebruikt om vrijwilligers te benaderen voor het evenement en om inzichtelijk te hebben wie welke taak heeft en in welk jaar welke taak heeft verricht.
Verstrekken aan derden
De persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, behalve voor de hierboven genoemde doeleinden. Er worden geen gegevens doorgegeven aan of opgeslagen buiten de Europese Economische Ruimte.
Maatregelen ter beveiliging
De laptops van de organisatie, die gebruikt wordt voor het verwerken van de persoonsgegevens:
- Zijn beveiligd met een wachtwoord
- Zijn voorzien van anti-virus en anti-malware software
- Worden automatisch voorzien van de actuele versies van het besturingssyteem.
Rechten van betrokkenen
- Recht op inzage: Iedere deelnemer ontvangt na inschrijving een bevestigingsmail met een link om eigen gegevens in te zien.
- Recht op wijziging: Gegevens kunnen via dezelfde link worden gewijzigd.
- Recht om vergeten te worden: Deelnemers kunnen een verzoek indienen via mailto:SallandTrail@atletics.nl om gegevens te verwijderen. De organisatie zal deze gegevens binnen één maand verwijderen.
Hoe is betrokkene geïnformeerd?
Deze privacyverklaring is gepubliceerd op de website om alle betrokkenen te informeren.