Privacyverklaring SallandTrail
Doel
De verwerking van de persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats voor de organisatie van de SallandTrail en de clinic ter voorbereiding aan de SallandTrail. De gegevens worden verkregen via:
De website www.mijninschrijving.nl
Het verwerken van de gegevens via www.mijninschrijving.nl is uitbesteed aan EventTimer. Met EventTimer is door mijninschrijving.nl een verwerkersovereenkomst gesloten voor het verwerken van de persoonsgegevens. De privacyverklaring van mijninschrijving.nl is onderaan te vinden op hun website.
Welke persoonsgegevens verwerken we
Het Sallandtrail Commissie verwerkt de volgende persoonsgegevens:
| Doel | Beheer door | Betrokkenen | Persoonsgegevens | Bewaartermijn | Betrokken systeem | |
| 1 | Inschrijving en uitslagenverwerking | EventTimer | Deelnemers | NAW-gegevens Geboortedatum Man/Vrouw Mailadres IBAN-nummer Telefoonnr Nood telefoonnr | Tot 3 maanden na afloop evenement | mijninschrijving.nl Laptops Sallandtrail Commissie |
| 2 | Bedrukken startnummers | SallandTrail Commissie | Deelnemers | Voornaam | Tot datum evenement | |
| 3 | Uitslagenpublicatie | EventTimer | Deelnemers | Naam Woonplaats | Geen schoning | Mijninschrijving.nl |
| 4 | Inzet vrijwilligers | SallandTrail Commissie | Vrijwiligers | Naam Mailadres Telefoonnummer | Op verzoek | Laptops Sallandtrail Commissie |
Ad 1.
De persoonsgegevens worden, verwerkt door www.mijninschrijving.nl. Een kopie van de gegevens worden vanaf ca 1 maand voor het evenement gedownload naar de laptop van het SallandTrail Commissie. Deze gegevens worden gebruikt voor de uitslagenverwerking en het maken van deelnemerslijsten. Deze gegevens worden 3 maanden na afloop van het evenement verwijderd van deze laptop.
Deelnemergegevens (Excel bestanden) staan vanaf ca één maand voor het evenement tot 3 maanden na het evenement ook op de Laptop(s) van de organisatie.
De persoonsgegevens bij www.mijninschrijving.nl worden op verzoek van de organisatie ca 3 maanden na afloop van het evenement verwijderd, conform overeengekomen in de verwerkersovereenkomst.
Ad 2.
De mailadressen worden verwijderd. Foto, video en beeldmateriaal worden gebruikt voor promotionele doeleinden van de organisatie van de SallandTrail. Deelnemers gaan akkoord met eventueel gebruik van beeltenis in druk, op foto, film, video e.d. voor promotionele doeleinden van de organisatie van de Sallandtrail zonder daarvoor een vergoeding te claimen
De voor-en achternaam + het noodtelefoonnummer worden vertrekt aan SallandTrail Commissie BV voor het bedrukken van de startnummers. Deze gegevens worden daarna door SallandTrail Commissie vernietigd.
Ad 3.
Op de website www.mijninschrijving.nl worden de uitslagen gepubliceerd. Hierin staan alleen de voor- en achternaam alsmede de woonplaats. Deze gegevens blijven gedurende meerdere jaren beschikbaar.
Ad 4.
Gegevens van vrijwilligers (naam, mailadres en telefoonnummer) worden bewaard in een Excel bestand. Dit bestand wordt gebruikt om vrijwilligers te benaderen voor het evenement en om inzichtelijk te hebben wie welke taak heeft en in welk jaar welke taak heeft verricht.
Verstrekken aan derden
De persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, dus ook niet aan sponsoren, met uitzondering van de eerder al genoemde:
- Persoonsgegevens, die verstrekt worden aan SallandTrail Commissie voor het bedrukken van de startnummers
- Mailadressen, die verstrekt worden aan SallandTrail Commissie voor promotie van het evenement. Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan of opgeslagen in landen buiten de Europese Economische Ruimte en/of internationale organisaties.
Maatregelen ter beveiliging
De laptop van het SallandTrail Commissie, die gebruikt wordt voor het verwerken van de persoonsgegevens:
- Is beveiligd met een wachtwoord
- Is voorzien van virus en anti malware software
- Wordt automatisch voorzien van de actuele versies van het besturingssyteem.
Recht om gegevens in te zien
Elke deelnemer, die zich inschrijft via www.mijninschrijving.nl krijgt een bevestigingsmail met daarin een link waarmee hij/zij zijn eigen gegevens kan inzien.
Recht op wijzigen eigen gegevens.
Elke deelnemer, die zich inschrijft via www.mijninschrijving.nl krijgt een bevestigingsmail met daarin een link waarmee hij/zij zijn eigen gegevens kan wijzigen.
Recht om vergeten te worden
Elke deelnemer kan door een mail te sturen naar sallandtrail@atletics.nl verzoeken om zijn./haar gegevens te verwijderen indien deze op de website voorkomen. Het SallandTrail Commissie zal dan binnen één maand de gegevens handmatig verwijderen.
Hoe is betrokkene geïnformeerd
Door publicatie van deze privacyverklaring op de website van de SallandTrail (www.sallandtrail.nl) worden alle betrokkenen geïnformeerd.